Regeling registratie deelnemers Seniorenpanel Son en Breugel

Artikel 1

Algemeen

 

Deze regeling is krachtens besluit van het bestuur van de Stichting Seniorenraad

Son en Breugel (Seniorenraad) in zijn vergadering d.d. 10-9-2018 aan het Reglement van de Seniorenraad toegevoegd als bijlage 3 en maakt daardoor integraal onderdeel uit van dit Reglement.

Artikel 2

Doelstelling

 

De Seniorenraad houdt een register bij van deelnemers aan het Seniorenpanel Son en Breugel (Seniorenpanel) met als doel de geregistreerden per brief of e-mail te benaderen over alles, wat nodig is om enquêtes onder de geregistreerden uit te voeren en om de enquêteresultaten tot (beleids)aanpassingen te laten leiden op het terrein waarop de enquête betrekking heeft. Dat houdt in het toezenden van:

  1. De enquêtes
  2. Rappels m.b.t. het terugzenden van enquêtes
  3. Het verslag van de uitkomsten van de enquêtes
  4. Voorlichting over standpunten van de Seniorenraad n.a.v. de enquêtes
  5. Informatie over de gevolgen van de enquêtes
  6. Informatie over wat de Seniorenraad regelt en organiseert (eventueel samen met andere organisaties) om de enquêteresultaten zo goed mogelijk tot hun recht te laten komen.

Daarnaast kan de Seniorenraad overige informatie toezenden naar de deelnemers van het Seniorenpanel, indien hij van mening is, dat dit van belang is voor het verwezenlijken van zijn statutaire doel. Het register kan niet voor andere doelen gebruikt worden dan vermeld in deze regeling. Het kan onder geen beding beschikbaar gesteld worden aan derden, tenzij daar een wettelijke verplichting toe bestaat.

Artikel 3

Beheer

 

Krachtens art. 10 van de statuten stelt de Seniorenraad een commissie ‘Beheer registratie deelnemers Seniorenpanel’ (Registratiecommissie) in. Deze commissie bestaat uit de voorzitter en de secretaris van de Seniorenraad en de secretaris van de werkgroep Enquêtes. De Seniorenraad delegeert alle taken, die samenhangen met dit register, over aan de genoemde commissie. De commissie wijst een voorzitter uit zijn leden aan, die onder meer zorg draagt voor de rapportage van de bevindingen van de commissie aan de Seniorenraad. De secretaris van de werkgroep Enquêtes treedt op als beheerder van de registratie.

 

Artikel 4

Toegang tot de registratie

 

De beheerder heeft toegang tot de registratie en verwerkt de mutaties. Hij doet dit op een hem toebehorende PC/laptop, die voldoet aan in redelijkheid te stellen beveiligingseisen voor een vrijwilligersorganisatie. Hij draagt zorg voor een actuele back-up. De andere twee leden van de Registratiecommissie hebben elk afzonderlijk en gezamenlijk toegang tot de registratie om kennis te nemen van de inhoud. Uitsluitend in geval van ontstentenis van de beheerder hebben zij de bevoegdheid mutaties aan te brengen en in dat geval zal de beheerder geïnformeerd worden over de aangebrachte mutaties. De beheerder is verplicht de andere twee leden toegang te verlenen tot de registratie, desgevraagd binnen een termijn van uiterlijk één week. Tenminste één maal per half jaar overlegt de beheerder een actuele lijst van de deelnemers aan de andere leden van de Registratiecommissie, die deze lijst in het archief van de commissie gedurende een periode van ca. 5 jaar bewaren.

Artikel 5

Inhoud van de registratie

 

  1. Er worden uitsluitend gegevens opgenomen en mutaties daarop aangebracht, die opgegeven worden door de deelnemer.

De volgende gegevens worden geregistreerd:

  1. Voornaam, achternaam
  2. Huisadres
  3. E-mail adres
  4. Eventuele specifieke wensen van de deelnemer m.b.t. de toezending van brieven of e-mails

Een deelnemer krijgt op zijn verzoek (schriftelijk of per e-mail) aan de beheerder binnen drie weken na dat verzoek zonder kosten een afschrift van de van hem opgenomen gegevens. 

De gegevens van een deelnemer worden op zijn verzoek (schriftelijk of per email) aan de beheerder zonder kosten binnen drie weken na dat verzoek gemuteerd of verwijderd.

  1. In afwijking van het gestelde in lid 1 kunnen de gegevens van een deelnemer zonder zijn opgave door de beheerder gemuteerd of verwijderd worden indien zij kennelijk niet meer juist zijn. De gegevens van de deelnemer zullen door de beheerder verwijderd worden indien kennelijk duidelijk is dat betrokkene overleden is dan wel niet langer in Son en Breugel woont.

Artikel 6

Slotbepalingen

 

  1. Deze regeling wordt op de website van de Seniorenraad, seniorenraadsonenbreugel.nl gepubliceerd en de op dat moment bestaande deelnemers worden over de regeling geïnformeerd. Nieuwe deelnemers zullen na hun aanmelding over deze regeling geïnformeerd worden. Op aanmeldingsformulieren zal vermeld worden, dat deze regeling aangetroffen kan worden op de website. Op verzoek zal de regeling in papieren vorm voor belanghebbenden zonder kosten beschikbaar zijn.
  2. Wijzigingen in deze regeling kunnen door de Seniorenraad aangebracht worden conform art. 11 lid 5 van de statuten. De deelnemers worden onverwijld van een dergelijke wijziging op de hoogte gebracht.

 

In aanvulling op deze bijlage van het reglement worden onderstaand de gegevens van de beheerder aangegeven.

De beheerder van de registratie is

R. van Leeuwen,

Amerikalaan 31

5691 KB Son en Breugel

tel. 06-41751186

e-mail: seniorenpanel@seniorenraadsonenbreugel.nl